資料作成が月28時間減、生成AI仕組み化のカギ

何があったの？

人材関連事業を手がけるトラコムは、生成AIの活用方法を会社全体で仕組み化することで、資料作成にかかる時間を月32時間から4時間へ、28時間短縮したと報じられました。月次報告の作成は10時間から3時間に、手作業での確認作業は2時間から10分に短縮され、月次の締め処理も3日から1〜2日に減ったといいます。ポイントは、生成AIを一部の得意な社員だけが使う「個人の工夫」にせず、調査や資料作成、確認作業のやり方を会社全体のやり方として仕組み化したことです。記事では、この取り組みを「生成AIを使う」から「業務そのものを変える」へという言葉で表現しています。具体的にどのAIサービスを使ったかは、記事には記載がありません。

初心者にはどういう意味？

生成AIというと「使うのが得意な人だけが早くなる」印象があるかもしれませんが、この例が示しているのは「やり方を会社全体のレシピにする」という発想です。ある人が見つけた効率的な使い方を、みんなが使える手順として書き残しておけば、AIが得意でない人でも同じ効果を得られます。料理でいえば、一人の名人の腕に頼るのではなく、レシピを紙に書いて誰でも同じ味を再現できるようにするイメージです。今回は月32時間だった作業が4時間になったとのことですが、これは一つの会社の実例であり、同じ結果が誰にでも保証されるわけではない点は留意してください。

私はこう思う

簡単な自動化はすぐにでも情報共有をして全員が使えるようになった方がいいと思います。

今回のケースでは作業時間を8分の1の28時間短縮したという結果がでてますが、例え1時間2時間でも業務が早く終われるなら無駄な残業も無くせるしその分自分の時間が増えていい事だらけだと思います。

AIも技術向上してきて初心者の方も扱いやすいものになりつつあるので今後こういった発展を期待しております。

最終的にじゅーんが働かなくても生活できるようにならないかな・・・

今日からできること

• 資料作成や報告書作成など、繰り返し行っている定型的な作業がないか、自分の業務を振り返ってみる
• 生成AIで効率化できた使い方は、自分だけのメモにせず、同僚にも共有できる手順書やテンプレートにしてみる
• 会社で生成AI活用のルールや推奨ツールが決まっているか、一度確認してみる